Intelligente Dokument-Verwaltung

Nachhaltig und sicher

Dokumente sicher aufbewahren

deskOne bietet in einem ganzheitlich, modular aufgebautem System alle benötigten Grundfunktionen, um von der Adressverwaltung übers Dokumenten- und Aktivitätsmanagement, dem Posteingang bis hin zur Archivierung von Daten sowie elektronische Dossiers rechtskonform zu bearbeiten und abzulegen.

Strukturiertes Ablegen

Die Dokumente, werden zentral verwaltet und werden Ihnen unabhängig von Ort und Zeit zur Verfügung gestellt. Durch strukturiertes Ablegen finden Sie zu jedem Zeitpunkt genau das richtige Dokument.

Datensicherheit und Zugriffsschutz

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Daten bestmöglichst per Zugriffsschutz mit einer einfachen oder mehrfachen Authentifzierung geschützt sind. Lassen Sie es nicht zu, dass Ihre Daten in falsche Hände gelangen.

Collaboration

Arbeiten Sie gemeinsam an Ihren Dokumenten. Nutzen Sie die Collaboration, den gemeinsamen Arbeitsplatz und profitieren Sie von den zentral verwalteten Informationen.

Intelligente Suche

Die grosse Anzahl elektronischer Dokumente im Geschäftsleben und erschwingliche Massenspeicher resultieren in riesigen unübersichtlichen Dateiablagen, die selten bereinigt werden. Das Wiederfinden von Dkoumenten kann zeitaufwändig oder gar erfolglos sein.
Passen Sie die Suche und die Trefferlisten auf Ihre Bedürfnisse an. Nutzen Sie die intelligente und flexible Suche und finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach wieder. Mit der zusätzlichen Volltextsuche auf Dateiinhalte gehören die zeitaufwändigen oder gar erfolglosen Suchen der Vergangenheit an.

Dokumente strukturiert ablegen

In der Dokumentenverwaltung werden sämtliche zu einem Geschäftsfall oder zu einer Adresse gehörende Dokumente geführt. Ein voll elektronisches Arbeiten (papierloser Arbeitsplatz) ist durch die homogene Einbindung wie zum Beispiel Word, Excel. Imaging-Lösungen, Grafik- und Voice-Anwendungen möglich. Physische Dokumente und Dossiers können mit der Referenz zum Geschäftsfall sowie dem jeweiligen physischen Aufenthaltsort erfasst und geführt werden.

Dokumente mit Vorlagen erstellen

Dokumente können mit einer hinterlegten Vorlage vollautomatisch erstellt  werden. Die Dokumentendaten aus dem digitalen Arbeitsplatz können direkt mit vorgesehenen Platzhaltern in das Dokument integriert werden.

Langzeitarchivierung

Sind Dokumente vorhanden, welche für längere Zeit aufbewahrt werden müssen, können diese mit der elektronischen Archivierungsfunktion vermerkt und archiviert werden.
Für die digitale Archivierung, basierend auf dem ISO Referenzmodell OAIS Open Archival Information System (ISO 14721:2012), verfügt deskOne über eine normierte Schnittstelle zur Erzeugung der geforderten SIP-Objekte (Submission Information Package). Unsere Archivierungslösung erfüllt die Anforderungen des schweizerischen Bundesarchivs (BAR).

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Noch nicht überzeugt?

Durch eine klare Sicht, ist die Optimierung und somit die messbare Kosteneinsparung nur ein Schritt entfernt.

Flexible Steuerung Ihrer Geschäftsabläufe

Damit Ihr Unternehmen effizient funktioniert, muss die eingesetzte Businesslösung auf bestehende Prozesse abgestimmt werden.

Integrierte Prozesssteuerung

Kunden jederzeit im Überblick

Mit der integrierten Adressverwaltung erhalten Sie die Informationen, die für Sie und Ihre Kunden relevant sind, auf einen Blick.

Adressverwaltung

Mitarbeiter Akzeptanz steigern

deskOne ist daher ganz besonders auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter abgestimmt und stellt die Funktionen einfach und zuverlässig zur Verfügung.

Office-Integration